KUALA LUMPUR – Operasi yang dinamik dalam sistem governan serta staf pentadbiran yang efektif mampu menterjemah kecekapan dalam penyampaian perkhidmatan.
Inilah pendekatan yang diambil Jabatan Pendaftar Universiti Malaysia Sabah (UMS) sebagai sahutan kepada Amanat Menteri Pengajian Tinggi dan Amanat Naib Canselor UMS tahun ini.
Menurut Pendaftar UMS, Luqman Ridha Anwar, sebagai sebuah institusi akademik, kakitangan pentadbiran perlu menjadi pelengkap kepada para pensyarah untuk memastikan kelancaran segala proses operasi secara keseluruhannya.
Jelasnya, sistem governan yang dinamik boleh dijayakan dengan memperkasakan pelaksanaan pengurusan Lean di mana konsep pengurusan itu menjadi inisiatif yang pertama iaitu satu pendekatan yang menyokong konsep penambahbaikan berterusan.
“Ia adalah satu usaha yang berterusan untuk menambah baik produk, perkhidmatan atau proses, yang memerlukan tambahan peningkatan dari masa ke semasa untuk meningkatkan kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan.
“Melalui pemerkasaan pengurusan menggunakan konsep Lean, ia akan membawa kepada penghasilan keputusan yang tepat dan tangkas selain proses kerja yang memudah cara,” katanya pada Majlis Aspirasi Pendaftar (MAP) UMS 2021 baru-baru ini.
Justeru, tambah Luqman, sebagai lanjutan kepada inisiatif pertama, dalam inisiatif kedua Jabatan Pendaftar juga menggariskan tentang pewujudan repositori governan UMS sebagai pusat rujukan berkaitan dengan garis panduan, peraturan dan polisi universiti.
“Seterusnya, inisiatif ketiga hingga keenam, fokus kami adalah untuk membangun dan menyerlahkan bakat, kemahiran dan potensi dalam usaha untuk membentuk staf pentadbiran yang efektif.
“Inisiatif ketiga ini dapat meningkatkan kemahiran pengurusan operasi yang berkualiti, manakala yang keempat pula dapat meningkatkan kemahiran pelaporan operasi dengan analisa data. Peningkatan ini akan dijayakan melalui pemberian kursus dan latihan untuk meningkatkan kecekapan kakitangan.
“Lantaran itu, kita meletakkan inisiatif keempat iaitu merangka dan melaksana latihan sangkutan format baharu; serta memulakan program Pendidikan Pengurusan yang Berterusan dalam inisiatif yang keenam,” ujarnya.
Sementara itu, Luqman berkata, inisatif ketujuh ialah bertujuan mengenal pasti isu-isu rentas jabatan melibatkan kecekapan operasi – governan, sumber manusia, kewangan, teknologi maklumat dan komunikasi, pengurusan fasiliti dan pengurusan kualiti.
“Selain itu, ia juga bertujuan untuk mengenal pasti ketirisan sumber manusia dan kewangan dalam pengurusan sumber dan pelaksanaan operasi serta mengenal pasti mekanisme yang sesuai bagi mengukur tahap kecekapan operasi dan penyampaian perkhidmatan.
“Dalam masa yang sama, ia juga bagi mewujudkan ekosistem operasi yang memudah cara pencapaian objektif lonjakan UMS,” tegasnya.
Bagi inisiatif kelapan, Luqman memaklumkan, Jabatan Pendaftar UMS akan mewujudkan mekanisme mengukur kecekapan operasi merangkumi isu governan, isu sumber manusia dan isu eksosistem operasi.
Tambahnya, program sukan dan rekreasi akan menjadi salah satu inisiatif dalam Petunjuk Prestasi Utama (KPI) setiap Jabatan, Fakulti, Pusat, Institut dan Bahagian (JFPIB) di UMS sekali gus mengangkat budaya gaya hidup sihat dan cergas dalam kalangan kakitangan.
“Saya percaya, seseorang kakitangan yang efektif dan produktif bermula daripada tubuh badan yang sihat dan cergas, maka sudah pasti untuk mencapai tahap kesihatan ini adalah hasil daripada penglibatan aktif dalam aktiviti sukan dan rekreasi. Inilah yang menjadi keutamaan saya dalam inisiatif kesembilan Jabatan Pendaftar UMS bagi tahun ini.
“Selain itu, kita memahami terdapat kakitangan pentadbiran dalam bidang-bidang tertentu yang berhadapan dengan risiko-risiko kesihatan. Sesungguhnya, kita sentiasa mengambil berat terhadap kebajikan semua kakitangan.
“Oleh itu pada tahun 2021, beberapa program khusus juga akan dibuat untuk golongan ini,” jelasnya ketika menerangkan inisiatif yang kesepuluh.
Majlis Aspirasi Pendaftar 2021 yang berlangsung baru-baru ini secara atas talian melalui aplikasi Webex dihadiri 1,000 kakitangan pentadbiran UMS. -MalayasiaGazette
