Saudara Pengarang,
Dengan penuh ‘harapan’ rakyat Malaysia selepas 9 Mei 2018 berasa senang kononnya ‘kebebasan bersuara’ atau demokrasi dikatakan kembali di bumi bertuah dan tercinta ini.
Jika sebelum ini, Malaysia adalah dibawah pemerintahan ‘diktator’ atau ‘Mahazalim’ (1981-2003) (satu-satunya diktator yang meletak jawatan- Bernama) kemudian diganti oleh Najibism atau ‘kleptokrasi’ (2009-2018) tentunya ramai yang meirndukan dan mengimpikan semula ‘dasar pintu terbuka’ atau ‘open door policy’.
Dasar pintu terbuka adalah idea yang indah secara teori. Ia adalah dasar komunikasi yang menggalakkan orang ramai atau pekerja untuk bercakap tentang isu-isu dalam organisasi dan menawarkan cadangan untuk penambahbaikan.
“Pintu terbuka,” pada dasarnya, bermakna pemimpin selalu bersedia menerima maklum balas secara metafora atau secara fizikal yang membiarkan pintu pejabat mereka terbuka.
Walau bagaimanapun, dasar pintu terbuka tidak selalu berfungsi seperti yang anda bayangkan. Menurut The Globe and Mail dan Harvard Business Review:
44% daripada pekerja melaporkan bahawa mereka tidak berasa bebas untuk meluahkan pandangan fikiran mereka kepada bos mereka.
42% daripada pekerja mengaku menyuarakan pandangan dan pendapat tetapi tidak akan meluahkan segalanya jika mereka berasa tidak akan mendapat pulangan positif atau berasa akan di ambil tindakan selepas perbincangan dengan pihak pentadbiran.
20% daripada pekerja mengakui berasa takut kerana tahu akan diambil tindakan akibat menyuarakan ketidakpuasan hati mereka.
Apabila hampir separuh daripada pekerja dalam laporan kaji selidik mendapati bahawa mereka tidak merasa bebas untuk menangani masalah dengan pemimpin mereka, tentunya sesiapa pun akan menghadapi masalah besar dalam komunikasi umumnya walaupun di antara mereka yang mendakwa mempunyai dasar pintu terbuka.
Dasar ini mempunyai tiga kekurangan utama yang berkaitan dengan statistik di atas, tetapi agak bernasib baik, ini semua boleh ditangani dalam dasar maklum balas yang dikemas kini.
Begitu juga dalam kebebasan akhbar dan media, kita digalakkan untuk menyuara pandangan dan pendapat namun disunting dan dikemaskini sehingga ada yang disiarkan hilang maksud untuk disampai dan dikongsikan atau yang lebih sedih tidak disiarkan langsung.
Memang benar kita semua berada dalam kedudukan untuk memberi komen mengenai sesuatu yang di lihat sebagai negatif. Ia bukan kedudukan yang mudah untuk diletakkan terutamanya untuk orang yang sensitif terhadap orang lain.
Tambahan pula, orang yang anda memberi maklum balas langsung adalah orang yang memegang ‘nyawa dalam pekerjaan anda’, dan kebimbangan ini dengan mudah boleh menjadi sebagi sesuatu yang menakutkan.
Kajian Perniagaan Harvard mendapati bahawa ketakutan ini sama ada dari niat jahat atau dalam keadaan biasa, kerana salah faham , sebahagian besarnya adalah diketahui, tetapi itu tidak bermakna ia tidak menghalang sesiapa pun daripada mengambil maklum balas.
Sebaliknya, pekerja boleh dibebaskan dari beban ketakutan ini dengan menggunakan sejumlah sistem maklum balas tanpa nama. Dan kerana itu ramai yang membuat lapuran atau aduan tidak sepenuhnya , dan pihak yang di adu lebih cenderung tidak mendapat maklum balas yang jujur dan lebih bermanfaat.
Menggalakkan maklum balas harus di terapkan ke dalam budaya kita.
Malangnya, walaupun dalam organisasi yang mendakwa mempunyai dasar terbuka, ia tidak diperkasakan. Pihak pentadbir dan kepimpinan harus digesa untuk mendapatkan maklum balas secara teratur, menunjukkan betapa anda menggalakkan menerima kritikan dan cadangan.
Organisasi juga boleh menawarkan insentif untuk mengambil bahagian dalam inisiatif maklum balas.
Sebagai contoh, sesiapa yang mengisi kaji selidik kepuasan pelanggan boleh dimasukkan dalam undian untuk memenangi iPad atau insentif kerja seperti percutian sehari.
Sesetengah organisasi telah berjaya mempromosikan sumbangan amal jika tinjauan mendapat sambutan tertentu.
Dasar pintu terbuka pada asasnya membolehkan pekerja atau orang ramai melaporkan isu dan masalah. Tiada guna kita membina sistem untuk melihat tidak apa tindakan atau maklumbalas mengenai penyelesaian masalah itu.
Ketelusan, atau kekurangannya, adalah masalah besar. Kenapa kita perlu melaporkan isu dan masalah jika mereka tidak mendapat maklumbalas atau tindakan dari pihak yang di adu atau semata-mata hanya untuk propaganda ‘populism’.
Sebaliknya, dasar maklum balas yang berkesan harus menjadi urusan dua hala, pembinaan komunikasi pengurusan isu-isu yang dilaporkan dan bagaimana usaha mengatasi masalah untuk penyelesaian.
Walaupun dikatakan adanya sistem penanda aras dan ‘standard of procedure’ dalam usaha mencapai matlamat-matlamat ini agar setiap orang yang terlibat dapat mengikuti bersama dengan jelas dan terbuka namun selagi tidak ada kejujuran, keikhlasan dan ketelusan, jelas menjadi pertikaian.
Walaupun secara teorinya ‘dasar terbuka’ adalah idea yang bagus, namun dasar pintu terbuka jelas masih ‘seperti cakap tidak serupa bikin’.
Oleh itu amalan kaji selidik dengan penuh telus, jujur dan ikhlas masih salah satu cara untuk organisasi mengambil idea asas bagi tujuan dasar galakan maklum balas pekerja dan menyerapkan ke dalam budaya organisasi dengan lebih berkesan.
Kheru Khek, Segambut Luar
